Office365

הגדרת חתימות בטננט

הנהלת האתר לא תישא באחריות לכל נזק שייגרם מעבודה לפי מדריך זה. המשתמש נושא באחריות הבלעדית לכל שינוי ועבודה שבוצעה. אין לראות בדברים משום המלצה.

ישנם שירותים רבים המאפשרים הגדרת חתימות בצורה קלה ופשוטה. לארגון בינוני שירותים אלו עולים לרוב בסביבות 140-170$ לחודש. הנה כיצד לחסוך את העלות הזו

מתחילים

המטרה: חתימה שמוגדרת על קבוצה אחת מסויימת ופועלת בדיוק כמו השירותים השונים המספקים אפשרות זו.

שימו לב: Disclaimer זו הצהרה בסוף המייל. ה”חתימה” מתווספת כל פעם בסוף כל התכתבות ולא בסוף כל מייל. לשיקולכם

ראשית נתחבר אל הטננט שלנו ב-365 אל Rules:

https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules

בעמוד ה-Rules נקליק על Add a rule ונבחר ב-Apply Disclaimers

בחלונית שקפצה יש לסמן לפי ההוראות הבאות:

  • בשורה הראשונה להכניס שם חתימה
  • ב-Apply this rule if יש לבחור ב-The sender
  • ב-Dropdown הימני יש לבחור ב-is a member of this group
  • נבחר את הקבוצה על ידי לחיצה על ה+ מימין
  • ב-Do the following יש לבחור ב-Apply a disclaimer to the message
  • ומימינו לבחור ב-append a disclaimer
  • תוכלו לבחור משתנים ב-Except if

לכדלהלן:

כעת נפתח סוגריים. מי שמסודר מבחינת קוד HTML יכול להמשיך להתקדם לשלב הבא הגדרת משתנים בחתימה

יצירת חתימה בשירות אונליין

ישנם כלים רבים ליצירת חתימה אונליין. אנחנו נזכיר רק את אחד מהם:

https://www.hubspot.com/email-signature-generator

בשלב זה לא נתעכב על מערכת זו יותר מדי, אך מה שצריך לדעת הוא כי במערכת זו ניתן להגדיר חתימות לפי הטעם האישי שלכם:

ובסיום התהליך להעתיק את הקוד מקור ולהדביק אותו בשלב הבא:

וכאן נסגור סוגריים.

הגדרת משתנים בחתימה

לאחר שהעתקנו את הקוד בוודאי נרצה להגדיר משתנים בחתימה כמו:

  • שם מלא
  • תפקיד
  • מחלקה
  • פלאפון
  • אימייל

גם כאן 365 נותן מענה.

כל השדות ניתנות להוספה בצורה הבאה:

נקח למשל את שם התצוגה. על מנת להוסיף את שם התצוגה בקוד, יש להוסיף לקוד את הערך הבא:

%%DisplayName%%

ברשימה מטה תולו למצוא את כל הערכים המתאימים להכנסה (כמובן יש להכניס פעמיים % לפני ואחרי הערך):

UserLogonName
DisplayName
FirstName
Initials
LastName
 
PhoneNumber
OtherPhoneNumber
HomePhoneNumber
OtherHomePhoneNumber
PagerNumber
MobileNumber
FaxNumber
OtherFaxNumber
Email
Street
POBox
City
State
ZipCode
Country
 
Title
Department
Manager
Office
Company
 
Notes
CustomAttribute1 – CustomAttribute15

הדבקת הקוד

365 מאפשרת לנו להדביק את הקוד כביכול כ-Disclaimer text, אך למעשה שדה זה מתפקד כ-html לכל דבר.

נקליק על כפתור העריכה אשר נמצא מתחת ל+ של append a disclaimer

בחלונית הבאה נכניס את הקוד שהעתקנו/שהכנו, ונלחץ על Save:

ישנה עוד הגדרה קטנה שצריך להגדיר לפני שנוכל להקליק על Next:

הגדרת Fall-back

מקליקים על Select one בתחתית הקוד שלנו:

ובוחרים ב-Wrap ו-Save

עם סיום כל ההגדרות נוכל לראות שהאפשרות לביצוע Next נפתחה בפנינו:

נקליק על Next ונמשיך לשלב הבא:

הגדרת ה-Rule Settings

כאן נבחר אם להכניס את החתימה, מאיזה תאריך עד איזה תאריך שהיא תעבוד, ומתי להפסיק אותה:

נקליק על Next להמשך

בשלב האחרון נבדוק את החתימה שלנו ונאשר על ידי לחיצה על Finish

עם סיום התהליך ייווצר לכם Rule ברשימה אותו תצטרכו כמובן להפעיל:

יש להקליק על ה-Rule ולסמן על Enable

התוצאה? חתימה שמוגדרת על קבוצה אחת מסויימת ונראית מעולה!

בהצלחה!

Rami

יזם, איש סיסטם, מתכנת בחסד, ונושם אינטרנט.

מאמרים קשורים

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

אתה תאהב גם את זה
Close
Back to top button