יצוא נפח תיבה (Mailbox Usage) ב-Office 365 לקובץ CSV
בדיקת נפח תיבה (Mailbox Usage) היא תהליך קריטי בניהול סביבת ה-Office 365 של הארגון. תהליך זה לאחר הייצוא לקובץ CSV מספק תובנות חשובות על גודל תיבות הדואר, מאפשר שמירה על סדר וניקיון במערכת, ותורם לשמירה על אבטחת המידע.
להלן הסברים מפורטים על החשיבות של תהליך זה:
תוכן העניינים
חשיבות בדיקת יצוא נפח תיבות דואר (Mailbox Usage) ב-Office 365
שמירה על סדר וניקיון במערכת
- ניהול נפח אחסון: תיבות דואר גדולות מדי עלולות לתפוס מקום אחסון יקר ב-Office 365, מה שעלול להוביל לעלויות נוספות או לצורך בשדרוג רישיונות. בדיקת נפח תיבות הדואר מאפשרת לך לזהות תיבות דואר שצורכות יותר מדי מקום ולנקוט פעולות כמו ארכוב או מחיקת מיילים מיותרים.
- ניקוי משתמשים שעזבו: כאשר עובדים עוזבים את הארגון, תיבות הדואר שלהם נותרות לעיתים פעילות ולא מנוהלות. תיבות דואר אלה עלולות להכיל מידע רגיש או לתפוס מקום אחסון ללא צורך. יצוא נפח תיבות הדואר מאפשר לך לזהות תיבות דואר של משתמשים שאינם פעילים ולנקוט פעולות כמו השבתת התיבה, מחיקתה או העברת הנתונים לארכיון.
- מניעת הצטברות נתונים מיותרים: ללא ניהול שוטף, תיבות דואר עלולות להצטבר עם מיילים ישנים ומיותרים. יצוא נפח תיבות הדואר עוזר לך לזהות תיבות דואר שדורשות ניקוי או ארכוב, ובכך לשמור על סביבה מאורגנת ויעילה.
שמירה על אבטחת המידע
- זיהוי תיבות דואר לא פעילות: תיבות דואר של משתמשים שעזבו את הארגון עלולות להוות סיכון אבטחתי אם הן נשארות פעילות. משתמשים זדוניים יכולים לנצל תיבות דואר אלה כדי לגשת למידע רגיש או לבצע פעולות לא מורשות. יצוא נפח תיבות הדואר מאפשר לך לזהות תיבות דואר לא פעולות ולנקוט פעולות כמו השבתה או מחיקה.
- ניהול הרשאות וגישה: יצוא נפח תיבות הדואר מאפשר לך לזהות תיבות דואר עם גישה לא מורשית או הרשאות עודפות. לדוגמה, תיבות דואר משותפות (Shared Mailboxes) שעלולות להיות פתוחות לגישה של משתמשים רבים מדי. ניהול נכון של הרשאות מסייע במניעת דליפת מידע.
- ארכוב ושמירת נתונים: יצוא נפח תיבות הדואר מאפשר לך לזהות תיבות דואר שדורשות ארכוב של נתונים ישנים. ארכוב מסודר של נתונים עוזר לשמור על אבטחת המידע, מכיוון שהוא מבטיח שהמידע הרגיש מאוחסן בצורה מאובטחת וניתן לגישה רק למי שצריך.
שיפור ביצועי המערכת
- מניעת עומס על השרתים: תיבות דואר גדולות מדי עלולות להאט את ביצועי המערכת, במיוחד כאשר מדובר בתיבות דואר משותפות או תיבות דואר של משתמשים פעילים מאוד. יצוא נפח תיבות הדואר מאפשר לך לזהות תיבות דואר שדורשות אופטימיזציה, כמו ניקוי או ארכוב, ובכך לשפר את ביצועי המערכת.
- תכנון קיבולת: יצוא נפח תיבות הדואר מספק לך תמונה מלאה של צריכת האחסון בארגון. מידע זה עוזר בתכנון קיבולת עתידית, כמו רכישת רישיונות נוספים או שדרוג תוכניות אחסון.
עמידה בתקנות ודרישות חוקיות
- שמירה על תאימות (Compliance): ארגונים רבים מחויבים לעמוד בתקנות כמו GDPR, HIPAA, או תקנות פרטיות אחרות. יצוא נפח תיבות הדואר מאפשר לך לזהות תיבות דואר המכילות מידע רגיש ולוודא שהמידע מאוחסן ומנוהל בהתאם לדרישות החוק.
- ניהול נתונים לפי מדיניות הארגון: יצוא נפח תיבות הדואר עוזר לך לוודא שהנתונים בארגון מנוהלים לפי מדיניות הפחתת סיכונים (Data Retention Policies) ומדיניות אבטחת המידע של הארגון.
יצוא נפח תיבה (Mailbox Usage) ב-Office 365 לקובץ CSV
כאמור, יצוא נפח תיבות (Mailbox Usage) ב-Office 365 באמצעות PowerShell הוא תהליך שיכול לעזור לך לקבל מידע על גודל תיבת הדואר של כל משתמש בארגון שלך. להלן מדריך מפורט כיצד לעשות זאת:
התקנת מודול Exchange Online PowerShell
ראשית, עליך להתקין את מודול Exchange Online PowerShell אם עדיין לא עשית זאת.
- פתח את PowerShell כבעל הרשאות ניהול (Run as Administrator).
- הפעל את הפקודה הבאה כדי להתקין את המודול:
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Force -AllowClobberהתחברות ל-Exchange Online
לאחר שהמודול מותקן, עליך להתחבר ל-Exchange Online.
- הפעל את הפקודה הבאה כדי להתחבר:
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName your_admin@yourdomain.com -ShowProgress $trueהחלף את your_admin@yourdomain.com בכתובת הדואר האלקטרוני של מנהל המערכת שלך.
יצוא נפח תיבות הדואר
כעת, לאחר שהתחברת ל-Exchange Online, תוכל לייצא את נפח תיבות הדואר.
- הפעל את הפקודה הבאה כדי לקבל את נפח תיבות הדואר של כל המשתמשים:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Get-MailboxStatistics | Select-Object DisplayName,ItemCount,TotalItemSize | Export-Csv -Path "C:\MailboxUsage.csv" -NoTypeInformationGet-Mailbox -ResultSize Unlimited: מאחזר את כל תיבות הדואר בארגון.Get-MailboxStatistics: מאחזר סטטיסטיקות עבור כל תיבת דואר.Select-Object DisplayName,ItemCount,TotalItemSize: בוחר את השם, מספר הפריטים וגודל תיבת הדואר.Export-Csv -Path "C:\MailboxUsage.csv" -NoTypeInformation: מייצא את הנתונים לקובץ CSV במיקום שצוין.
סקירת הקובץ
לאחר שהפקודה מסתיימת, תוכל למצוא את הקובץ MailboxUsage.csv במיקום שצוין (במקרה זה, C:\). תוכל לפתוח את הקובץ ב-Excel או בכל תוכנה אחרת התומכת בפורמט CSV כדי לסקור את הנתונים.
ניתוק מהשירות
לאחר שסיימת, חשוב להתנתק מ-Exchange Online.
- הפעל את הפקודה הבאה כדי להתנתק:
Disconnect-ExchangeOnline -Confirm:$falseטיפים נוספים
כדי לקבל אינדיקציה מהירה על נפח התיבות ניתן להשתמש בפקודה הבאה:
Get-Mailbox | Get-MailboxStatistics | Select-Object DisplayName,StorageLimitStatus,TotalItemSizeכדי לקבל מידע רק על תיבות דואר מסוימות (למשל, רק תיבות דואר של משתמשים ולא תיבות דואר משותפות), תוכל להוסיף מסנן ל-Get-Mailbox:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails UserMailbox | Get-MailboxStatistics | Select-Object DisplayName,ItemCount,TotalItemSize | Export-Csv -Path "C:\MailboxUsage.csv" -NoTypeInformationכדי לקבל מידע לגבי נתונים נוספים, כגון גודל תיבת הדואר במונחים של GB, תוכל להוסיף חישוב נוסף:
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Get-MailboxStatistics | Select-Object DisplayName,ItemCount,@{Name="TotalItemSizeGB";Expression={[math]::Round(($_.TotalItemSize.Value.ToBytes() / 1GB),2)}} | Export-Csv -Path "C:\MailboxUsage.csv" -NoTypeInformationאו זה
Get-Mailbox | Get-MailboxStatistics | Select-Object DisplayName, @{name=”TotalItemSize (GB)”;expression={[math]::Round((($_.TotalItemSize.Value.ToString()).Split(“(“)[1].Split(” “)[0].Replace(“,”,””)/1GB),2)}},ItemCount | Sort “TotalItemSize (GB)” -Descendingיצוא רשימת נפחי תיבות לפי שם דומיין לקובץ csv
ניתן להשתמש בקוד הקצר הבא למציאת נפחים לפי שם דומיין. נוח בחיפוש תיבות ב-365 או ב-Exchange ענקיים:
get-mailbox -resultsize unlimited | where {$_.primarysmtpaddress -like "*domain.com"} | Get-mailboxstatistics|select Displayname,ItemCount,TotalItemSize|Sort-Object TotalItemSize –Descending | Export-csv c:\admin\all-mailboxes.csvאם במהלך הייצוא מתקבלת השגיאה הבאה:
The specified mailbox Identity:"David Zuchmir" isn't unique.
+ CategoryInfo : NotSpecified: (:) [Get-MailboxStatistics], ManagementObjectAmbiguousException
+ FullyQualifiedErrorId : [Server=DKS9PSFD313562,RequestId=362356nb9-743c-21ae-62b48d22ab523fd0,TimeStamp=3/23/2022
11:23:46 AM] [FailureCategory=Cmdlet-ManagementObjectAmbiguousException] 7E52780A,Microsoft.Exchange.Management.MapiTasks.GetMailboxStatistics
+ PSComputerName : ps.outlook.comיש להתעלם ולהמתין לקובץ שיווצר.
יצוא רשימת תיבות מתוך שרת Exchange לפי שם דומיין לקובץ TXT
על מנת לקבל רשימת תיבות הנמצאות ב-OU בשרת EXCHANGE יש להשתמש בפקודה הבאה:
Get-Mailbox -OrganizationalUnit domain.local/hosting/company > c:\admin\company.txtייצוא נפחים מתוך שרת Exchange לפי שם דומיין לקובץ csv
לייצוא נפחים לפי שם דומיין מתוך שרת Exchange יש להתמש בפקודה הבאה:
Get-Mailbox -organizationalunit contoso.local/hosting/company | Get-MailboxStatistics | Select-Object DisplayName, @{name=”TotalItemSize (GB)”;expression={[math]::Round((($_.TotalItemSize.Value.ToString()).Split(“(“)[1].Split(” “)[0].Replace(“,”,””)/1GB),2)}},ItemCount | Sort “TotalItemSize (GB)” -Descending | Export-csv c:\admin\all-exchange-mailboxes.csvיצוא רשימת נפחי תיבות לקובץ csv
כדי לקבל רשימה מסודרת יש להפעיל את הקובץ הבא
יש לשנות את סיומת הקובץ אל ps1 ולאחר מכן להפעיל.
לחילופין ניתן להעתיק את הטקסט ולהדביק בחלון Powershell ואנטר
וידאו
היכן שהקובץ יופעל שם קובץ ה-CSV ייווצר.
התוצאה:
סיכום
בדיקת יצוא נפח תיבות דואר ב-Office 365 היא כלי חיוני לשמירה על סדר, ניקיון ואבטחת המידע בארגון. התהליך מאפשר לך לנהל את נפח האחסון, לנקות תיבות דואר של משתמשים שעזבו, לשפר את ביצועי המערכת, ולעמוד בתקנות ודרישות חוקיות. ניהול נכון של תיבות הדואר מבטיח שהארגון שלך פועל בצורה יעילה, מאובטחת ותואמת את המדיניות והתקנות הרלוונטיות.
באמצעות כלים כמו PowerShell, תוכל לבצע את התהליך בצורה אוטומטית ומסודרת, ולקבל תובנות שיעזרו לך לשמור על סביבת ה-Office 365 שלך מאורגנת ובטוחה.
