יצירת כלל ב-Microsoft Outlook Online 365

המייל שוב נתקע? אין מקום בתיבה? בהתנהלות נכונה של סדר וניקיון על בסיס יומיומי רוב הבעיות הללו לא מופיעות. כדי להקל עליכם את החיים הכנו מדריך ליצירת כלל ארכיון קבוע במייל.

החשיבות של סדר וארגון בתיבת המייל

ניהול תיבת מייל מסודרת הוא כלי קריטי לשמירה על יעילות, פרודוקטיביות ושלווה בעבודה היומיומית. כאשר אנו מקבלים עשרות ולעיתים מאות הודעות ביום, חוסר סדר בתיבה עלול להוביל לאובדן הודעות חשובות, פספוס דדליינים, ולתחושת עומס ולחץ מיותר. מנגד, שמירה על סדר וארגון מאפשרת לנו לשלוט בתיבת הדואר בצורה אופטימלית, למצוא מידע במהירות ולשפר את ההתנהלות היומיומית.

אחד הכלים היעילים ביותר לשמירה על הסדר הוא יצירת כללים ב-Outlook Online וב-Outlook. כללים אלו מאפשרים לנו למיין הודעות בצורה אוטומטית על פי קריטריונים מוגדרים מראש, כגון השולח, הנושא, או מילות מפתח מסוימות. כך ניתן להפריד בין מיילים דחופים לבין כאלו שניתן להתייחס אליהם מאוחר יותר, בין הודעות עבודה להודעות פרטיות, או בין מיילים שדורשים פעולה לבין מיילים אינפורמטיביים בלבד.

ללא שימוש בכלים כאלו, תיבת הדואר עלולה להפוך לכאוטית. הודעות חשובות עלולות ללכת לאיבוד בין כמויות המיילים הלא רלוונטיים, הזמן שמוקדש למיון ידני גוזל משאבים יקרים, ותחושת השליטה בתיבת הדואר פוחתת משמעותית. לכן, הבנת החשיבות של כללים ב-Outlook והטמעתם היא צעד חיוני לניהול מוצלח של תיבת המייל ושל המשימות היומיומיות.

מתחילים

ראשית ניכנס לתיבה שלנו באמצעות כניסה לכתובת https://outlook.office.com

בחלון שייפתח נקליד כתובת מייל שלנו + סיסמה (למשתמשים בטרמינל מסונכרן AD- סיסמת הכניסה לטרמינל):

לאחר מכן נכניס את הסיסמה, ונלחץ על Next

באם תתקבל החלונית הבאה, נפתח את האפליקציה Microsoft Authentication בפלאפון שלנו, ונכניס את המספר שמופיע לנו:

כאן נסמן מה שנרצה

ונגיע לדף הראשי של ה-Outlook online שלנו- בו יופיעו לנו כל המיילים שלנו:

הגדרת כלל למיילים המגיעים מכתובת מייל מסויימת

כאן נלחץ על הגדרות (גלגל השיניים בצד שמאל/ימין לפי השפה):

במסך הבא שיוקפץ נלחץ על Rules

כאן נלחץ על Add new rule

במסך הבא נגדיר לכדלהלן:

1. שם כלל
2. נוסיף תנאי (Condition)- אנחנו בחרנו ב-From ואת כתובת המייל של המנהל. כמובן שיש מגוון תנאים (עליהם ניתן לקרוא כאן)
3. נוסיף פעולה – אנחנו בחרנו בהעברה לתיקיה שנקראת Manager
4. נסיר את הסימון מ-Stop processing more rules
5. נסמן את Run rule now

ולאחר מכן נלחץ על Save לשמירה

מה שיקרה בהמשך הוא: שכאשר מייל יגיע מהכתובת שצויינה, הוא יעבור אוטומטית לתיקיה שצויינה.

הגדרת כלל על מיילים מתאריך/טווח מסויים

יצירת כלל ב-Outlook שמגדיר שליחה של מיילים מטווח תאריכים מסוים אל תיקיית Archive יכולה להיות החלטה נבונה ומועילה במקרים מסוימים, במיוחד כשיש צורך לייעל את ניהול תיבת הדואר.

ראשית, מדובר בצעד פרודוקטיבי שמסייע לשמור על תיבת דואר נקייה ומאורגנת. במקום שתיבת הדואר הראשית תתמלא במיילים ישנים שאינם רלוונטיים לעבודה שוטפת, הם מועברים אוטומטית לארכיון, מה שמקל על ההתמקדות במיילים חדשים וחשובים.

בנוסף, זהו פתרון מצוין עבור שימור מיילים באופן מאורגן ונגיש. המיילים עדיין נשמרים וזמינים לעיון עתידי, אך מבלי להכביד על סביבת העבודה היומיומית. כך מתאפשרת גישה נוחה יותר למסמכים או שיחות עבר במידת הצורך.

מהבחינה הטכנית, השימוש בכלל אוטומטי מפחית את הצורך בביצוע סידור ידני של המיילים, מה שחוסך זמן ומאמץ. מעבר לכך, אם מדובר בטווח תאריכים שמסתיים בתקופה עמוסה, זה עשוי לעזור בניהול נפח האחסון בתיבה, במיוחד עבור משתמשים שמתקרבים למגבלת האחסון שלהם.

מעבר לכך, כלל כזה יכול לשמש כאמצעי ליצירת תחושת סדר ושליטה. במקום להתמודד עם עומס מיילים שמצטבר לאורך זמן, הסידור האוטומטי משאיר אותך עם סביבת עבודה נקייה וממוקדת.

החיסרון היחיד שיכול לעלות הוא הצורך לוודא שלא מפספסים מיילים קריטיים שנכנסים לטווח התאריכים שהוגדר. לכן, חשוב לוודא שטווח התאריכים נבחר בצורה מושכלת ומתאימה למטרות שלך.

איך זה מתבצע?

בחלון הבא יש לבצע לפי המתואר:

• בשדה ארכיון: לכתוב ארכיון
• בשדה של התנאי: יש להוסיף מהתיבה הנגללת את Before ולסמן את התאריך הרצוי
• בשדה הוספת פעולה: לבחור באפשרות Move to ולבחור ביצירת תיקיה חדשה + הכנסת שם חדש
• להסיר את הסימון מעל Stop processing more rules
• נסמן את Run rule now
• לחיצה על Save

כעת יתווסף כלל חדש שיעביר את כל הדואר שנתקבל מתאריך 01/01/12 ואחורה אל התיקיה Archive

השלב הבא, יהיה לבצע המרה של התיקיה לקובץ PST ב-Outlook 365 מקומי.

את הקובץ PST יש לשים בשרת קבצים, בתיקיה שמיועדת אך ורק לנו (למשתמש), ובה יש הרשאות רק לנו, או לחילופין להניח במחשב המקומי.

הורדת מיילים אחד אחד מ-365 למחשב

ניתן להוריד מיילים ידנית, בצורה של אחד אחד, ולשמור אותם על המחשב.

באופן מוזר, מיקרוסופט עדיין מאפשרת לבצע זאת בצורה חופשית למרות שמדובר בעניין מובהק של אבטחת מידע ואובדן מידע

וכאן אנו נרחיב בנושא הסיכונים שדבר כזה מאופשר

סיכונים בלאפשר למשתמשים להוריד מיילים דרך Outlook Online

לאפשר למשתמשים להוריד מיילים דרך Outlook Online (באמצעות גישה מהממשק או סינכרון לקבצים מקומיים) טומן בחובו מספר סיכונים אבטחתיים ופרטיותיים:

1. דליפת מידע: כאשר משתמשים מורידים מיילים למכשירים מקומיים, מידע רגיש עשוי להיחשף במקרה של פריצה, אובדן מחשב או הדבקת המכשיר בנוזקה.
2. אובדן שליטה ארגונית: לאחר הורדת המיילים, המידע כבר לא נמצא בשליטה של הארגון. אין אפשרות לנטר, למחוק או לנהל את המידע בקלות במקרה הצורך.
3. סיכוני סנכרון למכשירים לא מאובטחים: משתמשים עלולים להוריד מיילים למכשירים שאינם מנוהלים על ידי הארגון, כמו מחשבים אישיים, טאבלטים או סמארטפונים שאינם עומדים בתקני האבטחה של הארגון.
4. הפרת מדיניות פרטיות ורגולציה: עבור ארגונים הפועלים תחת תקני ציות (כגון GDPR, HIPAA), הורדת מיילים למכשירים אישיים עלולה להוות הפרה של דרישות הרגולציה.

איך מורידים?

ב-Outlook online עושים קליק ימני בעכבר ואז על Download

התוצאה: קובץ עם סיומת EML שמאפשר לנו לקרוא אותו מקומית במחשב