גיבוי תיבת Outlook לקובץ PST

גיבוי תיבת דואר אלקטרוני Outlook לקובץ PST הוא תהליך חיוני לשמירה על שלמות המידע וניהול יעיל של תכנים דיגיטליים. קובץ PST, או Personal Storage Table, הוא פורמט נתונים שמשמש תוכנות דואר אלקטרוני כמו Microsoft Outlook לאחסון מיילים, אנשי קשר, לוחות שנה ומידע נוסף.

ביצוע גיבוי כזה מאפשר לשמור עותק מקומי של התכנים, המגן מפני אובדן נתונים שנגרם כתוצאה מקריסת שרת, מחיקה לא מכוונת או שינויים במערכות ארגוניות. תהליך הגיבוי כולל ייצוא נתוני התיבה מ-Outlook לקובץ בפורמט PST ושמירתו במיקום מאובטח.

יתרון נוסף הוא היכולת לשחזר מידע בקלות, להעביר תכנים בין חשבונות או מערכות ואף לנהל את הנתונים בארכיון נגיש. חשוב להקפיד על ביצוע הגיבוי באופן שוטף ולהבטיח שהקובץ נשמר במקום בטוח ומוגן בסיסמה, כדי למנוע דליפת מידע.

מה הצורך בביצוע פעולה זו?

הצורך בגיבוי תיבת דואר אלקטרוני מ-outlook לקובץ PST נובע מהסיבות הבאות:

• שמירה על זמינות הנתונים: תיבות דואר אלקטרוני מכילות מידע קריטי, כולל תכתובות עסקיות, מסמכים מצורפים, פרטי אנשי קשר ולוחות שנה.
• הגנה על מידע חשוב: גיבוי מאפשר גישה למידע במצבי חירום כמו קריסת שרתים, כשלי חומרה, מתקפות סייבר או מחיקות בלתי מכוונות.
• ניהול נפח הדואר: יצירת ארכיונים, שמירה על נתונים ישנים והעברת נתונים בין מערכות שונות, תוך שיפור הגמישות וההתאוששות ממצבי כשל.
• העברת נתונים בין מערכות: גיבוי מאפשר להעתיק או להעביר תכנים בין חשבונות דואר שונים או בין מערכות גיבוי.

מה הסיכונים למשתמש ולארגון?

הסיכונים שיכולים להתעורר למשתמש ולארגון כוללים:

• דליפת מידע רגיש: אם קובץ ה-PST לא נשמר במיקום מאובטח או ללא הגנה מתאימה, כמו הצפנה וסיסמאות חזקות.
• חשיפה של נתונים עסקיים: במקרה של פריצה או גישה בלתי מורשית לקבצי הגיבוי, ייתכן שהנתונים העסקיים והסודיים ייחשפו.
• בעיות תפעוליות: קובץ PST גדול עלול להאט את ביצועי ה-Outlook, לגרום לתקלות באחסון או לשחיתות נתונים אם לא מנוהל כראוי.
• אובדן נתונים: אם לא מבוצעת בדיקה שוטפת של תקינות הקבצים, ייתכן שהגיבוי לא יהיה זמין או עדכני בעת הצורך.

מה ניתן לעשות על מנת למזער את הסיכונים?

כדי למזער את הסיכונים, יש לנקוט בצעדים הבאים:

• בדיקת תקינות הקבצים: ביצוע בדיקות תקופתיות של קבצי הגיבוי ויכולת השחזור כדי לוודא שהמידע נגיש וזמין.
• שמירה על קבצי PST במיקומים מאובטחים: וודאו שהגישה מוגבלת רק למורשים.
• הצפנה חזקה: הצפנת קבצי הגיבוי עם סיסמאות חזקות.
• עדכון נהלי גיבוי שוטפים: ביצוע גיבוי באופן קבוע כדי להבטיח שהמידע נשמר בצורה עדכנית.

עוד על מיזעור נזקים ב-outlook בהמשך המאמר

מה ההבדלים שבין OST ל-PST?

OST (Offline Storage Table) ו-PST (Personal Storage Table) הם שני פורמטים של קבצים המשמשים את תוכנת הדואר האלקטרוני Microsoft Outlook לאחסון מידע. למרות ששני הפורמטים דומים בכך שהם מיועדים לשמירה על נתונים אישיים, יש ביניהם מספר הבדלים משמעותיים:

OST

• הקשר למערכת דואר: נוצר כאשר משתמש מחובר לחשבון דואר מבוסס Exchange Server, ומאפשר עבודה עם דואר אלקטרוני במצב לא מקוון. כלומר, נתוני הדואר נשמרים מקומית על המחשב, אך משתפים פעולה עם השרת, כך שכל שינוי שבוצע במצב לא מקוון יתעדכן בשרת ברגע שהחיבור יתחדש.
• שימוש במצב לא מקוון: מתפקד כשמירה של נתונים באופן זמני, כך שמשתמשים יכולים לגשת למידע גם כשהם לא מחוברים לרשת. כל פעולה שמתבצעת במצב לא מקוון, כמו שליחה או מחיקה של הודעות, תסונכרן אוטומטית עם השרת ברגע שהחיבור יתחדש.
• שימוש במערכות שונות: מיועד לשימוש עם Microsoft Exchange Server בלבד, והוא משמש כמצב עבודה מקומית לחיבור דואר מרוחק, תוך שמירה על סנכרון אוטומטי עם השרת.
• גיבוי ושחזור: כיוון שקובץ OST הוא חיבור מקומי לשרת, הוא לא ניתן לשחזור אם השרת או המידע בשרת נפגע. במקרים כאלה, הנתונים המקומיים יכולים להיות גיבוי עבור המידע בשרת, אך אם הקובץ OST עצמו נפגע, ניתן לשחזר את המידע רק אם קיימת גרסה עדכנית של הנתונים בשרת.
• גודל ואחסון: קובץ OST בדרך כלל לא מוגבל בגודלו מעבר לגבולות שהוגדרו על ידי השרת (בהתאם לכמות המידע שנשמר בשרת). מדובר בקובץ הנמצא תמיד בסנכרון עם השרת. לרוב מדובר על נפחים שבין 50GB-100GB.

PST

• הקשר למערכת דואר: משמש לאחסון נתוני דואר אלקטרוני, לוחות שנה, אנשי קשר, משימות, ותצוגות אחרות של Outlook במערכת מקומית בלבד, ללא תלות בשרת Exchange. הוא משמש בעיקר עבור משתמשים בחשבונות POP3 או IMAP, או כאשר אין חיבור ישיר לשרת Exchange.
• שימוש במצב לא מקוון: קובץ PST לא מתעדכן אוטומטית עם השרת, כיוון שהוא מאחסן את הנתונים באופן עצמאי. לכן, כל שינוי שנעשה בקובץ PST יישאר רק במחשב המקומי, ולא ישפיע על השרת או על מחשבים אחרים.
• שימוש במערכות שונות: קובץ PST מיועד בעיקר לחשבונות דואר כמו POP3 ו-IMAP, ואינו תלוי בשרת Exchange. הוא משמש בעיקר עבור משתמשים שרוצים לאחסן את הדואר האלקטרוני והנתונים האישיים שלהם במחשב המקומי, ללא תלות בחיבור רציף לשרת.
• גיבוי ושחזור: קובץ PST משמש כמקום אחסון עצמאי, ולכן הוא דורש גיבוי נפרד כדי לשמור על המידע במקרים של אובדן או פגם בקובץ. גיבוי קובץ PST חשוב במיוחד כי הוא מכיל את כל המידע האישי של המשתמש.
• גודל ואחסון: קובץ PST מוגבל יותר בגודלו (לרוב עד 50GB בגרסאות Outlook האחרונות) ומאוחסן במחשב המקומי, כך שגודלו עלול להשפיע על ביצועי המחשב.

טבלה מסכמת:

הגישה החדשה:

בגרסת Outlook החדשה יש אפשרות לייצא מיילים מסויימים ל-PST. להלן:

נכנסים אל:

ולאחר מכן שומרים את קובץ ה-PST במיקום הרצוי לנו.

הגישה המסורתית: גיבוי תיבת Outlook לקובץ PST

גיבוי תיבה בצורה ידנית מאפשר לנו לשמור את המידע במקרה של מחיקת מיילים או תקלה בקובץ הOST. גיבוי יכול להיות על תיבה, על תיקיה, וכן מאפשר לגבות את לוח השנה והיומן. להלן כיצד:

כניסה לאזור גיבוי התיבה

ראשית יש להיכנס אל File

וכאן לבחור ב- Open & Export

ואז על Import/Export

בחלון שנפתח יש לבחור ב-Export to a file

כעת יש לבחור ב-Outlook Data File

כאן יש לבחור את התיקיה הרצויה לגיבוי. אם רוצים גיבוי של כל התיבה יש לסמן את השורה הכי עליונה, להלן:

בחלון הבא יש לבחור נתיב (מומלץ נתיב שמגובה באופן קבוע אל NAS כלשהו):

ולסיום יש ללחוץ על OK לשם התחלת תהליך הגיבוי (אין לשים סיסמה).

שחזור קובץ PST מתוך Outlook

תהליך השחזור של PST ב-Outlook מתבצע אותו הדבר, רק שבחלונית המוצגת בשלב זה יש לבחור ב- Import from another program or file:

לאחר השחזור, התיקיות יתווספו ב-Outlook מסודרות מתחת לתיבה.

וידאו: כיצד לגבות את המייל שלך באמצעות Outlook

ביצוע גיבוי תיבת מייל באמצעות eDiscovery של Microsoft 365

מה זה eDiscovery?

eDiscovery (Electronic Discovery) הוא כלי בתוך Microsoft 365 שמאפשר לארגונים לחפש, לשמר, ולייצא מידע רלוונטי לצורכי חקירות, משפט, או ציות לרגולציות. ניתן להשתמש בו גם כדי לבצע גיבוי של תכתובות דוא"ל, קבצים ב-OneDrive, Teams ועוד.

למה להשתמש ב-eDiscovery לגיבוי?

• תהליך אוטומטי מהיר ובלתי תלוי ב-Outlook.
• אינו דורש התקנה נוספת.
• כלול ברוב חבילות Microsoft 365 (E3 ומעלה).
• שומר על פורמט מקורי של המידע.
• מאפשר איתור מידע מדויק לפי משתמש, טווח תאריכים, מילות מפתח ועוד.

שלבי ביצוע גיבוי באמצעות eDiscovery

כניסה למרכז התאימות ומשם אל eDiscovery

1. היכנס לפורטל Microsoft 365: https://compliance.microsoft.com
2. לחץ על "eDiscovery" בצד שמאל ובחר ב-"Core" (או Advanced אם זמין).
3. לחץ על "Create a case".
4. תן שם ותיאור ל-Case (לדוגמה: "גיבוי מיילים ינואר 2025").
5. לאחר יצירת ה-Case, פתח אותו.
6. בתוך ה-Case, עבור ללשונית "Searches" ולחץ על "New Search".
7. הגדר את הקריטריונים לחיפוש:
8. Location: בחר משתמשים או תיבות דוא"ל/אתרי SharePoint.
9. Conditions: תאריכים, מילות מפתח, סוגי קבצים וכו'.
10. לחץ על "Search" כדי להפעיל את החיפוש.
11. בסיום, תוכל לצפות בתצוגה מקדימה של המידע שנמצא.
12. לחץ על "Export results".
13. בחר אם לכלול metadata (פרטי מערכת), קבצים, ופורמט ייצוא (PST, ZIP).
14. לאחר שהייצוא מוכן, תוכל להוריד את קובץ הגיבוי למחשב שלך.

שמירת הקובץ במקום בטוח

הקפד לשמור את קובץ ה-PST או ה-ZIP במיקום מאובטח (שרת גיבויים, Azure, כונן מקומי מוצפן וכו'). כדאי להחזיק עותק קר (Offline) בדיסק קשיח חיצוני אשר יימצא בכספת.

היכן לשמור את הקובץ?

למה חשוב לשמור את קובץ הגיבוי בענן וגם בעותק קר

ביצוע גיבוי דרך eDiscovery הוא רק חצי מהמשימה – החצי השני הוא שמירה מאובטחת ונכונה של הקובץ, כדי לוודא שניתן יהיה לשחזר את המידע כשנדרש להמשכיות עסקית, גם בתרחישים קיצוניים. שמירה בענן ובעותק קר מייצרת שכבת הגנה כפולה: זמינות + חסינות.

שמירה בענן – גישה מהירה וזמינות גבוהה

1. נגישות מכל מקום: מאפשר לצוותי IT או משפט לגשת לקובץ במהירות – גם מרחוק, גם בשעת חירום.
2. המשכיות עסקית (Business Continuity): אם מערכות פנימיות נופלות (נניח עקב תקלה, כופרה, או אסון פיזי), הגיבוי בענן נשאר זמין.
3. שכפול ושרידות בענן: רוב שירותי הענן מבצעים רפליקציה לקבצים במספר מיקומים פיזיים – מה שמקטין סיכוי לאובדן מידע.
4. ניהול הרשאות ובקרה: ניתן להגדיר הרשאות גישה מדויקות, תיעוד מי ניגש, ולבצע בקרת כניסות למניעת שימוש לא מורשה.

שמירה בעותק קר – הגנה בפני תקיפות ונזק לוגי

1. בידוד מוחלט מהמערכת הפעילה
   עותק קר מאוחסן באמצעי אחסון שאינו מחובר למערכת ברציפות – כך שאינו חשוף לפריצות, כופרה, או טעויות אנוש.
2. הגנה מול תקיפות כופרה
   אפילו אם תוקף מצליח לחדור למערכות הפעילות – הוא לא יוכל למחוק או להצפין את העותק הקר שאינו נגיש דרך הרשת.
3. עמידות לטווח ארוך
   כוננים פיזיים, כמו דיסקים חיצוניים מוצפנים או קלטות גיבוי, מתאימים לשמירה של מידע לאורך שנים – במיוחד מידע משפטי או רגולטורי.
4. הימנעות מתלות בפתרון אחד
   אם יום אחד שירות הענן נופל, משתנה או נחסם – עדיין יש גיבוי פיזי זמין ונגיש בארגון.

הגנות הכרחיות

1. הצפנה של הקובץ
   אם הקובץ נשמר מקומית – השתמש בתוכנת הצפנה, כמו:
   • BitLocker (Windows)
   • VeraCrypt
   • 7-Zip עם סיסמה חזקה
2. גישה מוגבלת לפי הרשאות
   הגדר הרשאות גישה רק לאנשי IT או אבטחת מידע. ודא שנשמר רישום ברור ונגיש של גישה לקובץ.
3. שכפול הקובץ לאתר גיבוי נוסף (Offsite Backup)
   מומלץ להחזיק עותק נוסף במקום נפרד גיאוגרפית – במיוחד עבור מידע קריטי.

שימור וארכוב

• קבע מדיניות לשמירה: כמה זמן נשמר הקובץ, מתי למחוק אותו, ולמי מותר לגשת אליו.
• ניתן להיעזר בתגיות ריטנשן של Microsoft 365 או במערכת ניהול מידע ארגונית (DLP / Records Management).

שילוב השניים = אסטרטגיה נכונה

שימוש בשתי שיטות השמירה מבטיח:

• זמינות גבוהה (cloud)
• שרידות ארוכת טווח והגנה מקסימלית (cold copy)
• עמידה בתקני רגולציה מחמירים (כמו GDPR, ISO 27001, SOX וכו')
• התאוששות מהירה מכל תרחיש של אובדן נתונים

וידאו: כיצד לבצע גיבוי תיבת מייל באמצעות eDiscovery